Naef. Persönlich.
Ramon Näf spricht über interne Kommunikation.
Herr Näf. Ihr Unternehmen ist sehr bestrebt immer effizientere, digitale Lösungen für die Geschäfts-Prozesse zu etablieren. Tablets auf den Baustellen sind schon seit bald 10 Jahren im Einsatz, das eigene CRM als Schnittstelle zu den Kunden ist im Betrieb etabliert und auch die Umstellung auf Home-Office wurde schon vor Jahren vorbereitet. Nun haben Sie sich entschieden die interne Kommunikation zu vereinfachen.
❓Was war der Ursprung?
✅Am Anfang stand für die Geschäftsleitung die Frage: Wie erreichen wir effizient alle Mitarbeitenden in allen Abteilungen mit wichtigen Informationen? Rund 80% unserer Belegschaft ist im Aussendienst und nicht an einem fixen Arbeitsplatz tätig. Eine Informationsverteilung per E-Mail ist somit suboptimal. Kommt dazu, dass die Informationen ganz unterschiedliche Verteilergruppen erreichen müssen. Per E-Mail oder WhatsApp Chats war dies möglich, wurde aber immer umständlicher, weil für jede Abteilung separate Chats liefen. Mein WhatsApp-Account platzte fast vor lauter verschiedenen Chat-Gruppen.
❓Wie setzen Sie die interne Kommunikation nun konkret um?
✅Wir haben seit 2 Monaten eine Mitarbeiter-App Quiply im Einsatz. Diese besteht aus diversen Kanälen und Berechtigungen, was zu einer zielgerichteten und effizienten Kommunikation führt. Informationen kommen somit nur dort an, wo diese effektiv benötigt werden. Es ist ein mobiles Intranet, welches alle Mitarbeitenden auf dem Smartphone installiert haben. Somit ist der Informationsfluss jederzeit gewährleistet und wichtige Weisungen können stets aktuell gehalten werden. So zum Beispiel auch die Covid-Massnahmen.
❓Wie haben Ihre Mitarbeitenden den neuen Kommunikationskanal aufgenommen?
✅Sehr positiv. Es vereinfacht den Kommunikationsablauf für die ganze Firma. Die Mitarbeiter sind jederzeit auf demselben Wissensstand und als Informationsverteiler, sehe ich genau wer wann welche Info gelesen hat.
❓Welche Vor- und Nachteile haben Sie in der aktuellen, ersten Phase festgestellt?
✅Quiply ist eine massgeschneiderte Kommunikations-Plattform. Die grossen Vorteile sind, dass man die App bzw. die einzelnen Kanäle selbst nach seinen eigenen Bedürfnissen definieren kann. Die Berechtigungen können individuell verteilt werden. Somit sind beispielsweise Themen, welche nur in der Geschäftsleitung behandelt werden, auch nur für diese sichtbar. Einen Nachteil gibt es in meinen Augen nicht.
❓Sind in näherer Zukunft weitere Prozess-Digitalisierungsschritte geplant?
✅Der nächste Step ist für 2022 geplant. Wir werden dann unser CRM so professionalisieren und umstellen, dass die Arbeitsprozesse zu 100% automatisiert sind. Wir sind jetzt schon nahe dran, haben aber noch Potentiale erkannt, die wir erschliessen möchten.
